给文件加密码解决的是「谁能打开」，设置编辑限制解决的是「打开后能做什么」。两种保护针对不同风险，混用之前先想清楚要防的是谁。

打开密码

设置打开密码后，没有密码无法查看内容，适合合同、薪酬表等敏感材料。密码强度建议包含大小写与数字，长度不低于十二位，并通过安全渠道单独告知收件人。

编辑与复制限制

可以限制编辑、禁止复制或只允许填写表单。这类限制能减少误改，但不能替代加密：对方仍可能通过截图等方式获取内容，因此重要资料应同时设置打开密码。

PDF 的权限设置

  • 只读：适合对外发布的说明文档。
  • 禁止打印：控制纸质流出，但会影响正常使用体验。
  • 允许批注：审阅场景常用，保留意见又不改原文。
密码一旦遗忘很难恢复，建议在团队密码管理工具中登记，不要只记在文件备注里。

常见问题

加密后还能用云文档协作吗？

可以打开与编辑，但共享链接的权限仍需单独设置，两者相互独立。

解密后密码会保留吗？

取消密码后文件不再受保护，外发前请确认已不再需要保护。